Digitale Belege vs. Papierbelege: Was ist besser für Händler?

Papierbelege haben lange Zeit eine wichtige Rolle im täglichen Geschäftsbetrieb gespielt. Sie sind vertraut, leicht zu verstehen und in einigen Fällen immer noch notwendig. Für viele Händler waren Papierbelege jahrelang schlichtweg die Standardoption.

In Restaurants und Einzelhandelsgeschäften sollte der Checkout-Prozess schnell und effizient sein, jedoch gibt es immer ein kleines Problem, das die Zahlung behindert: Papierbelege.

Das Drucken eines Belegs erfordert eine regelmäßige Wartung der Ausrüstung. Wenn Ihr Thermopapier zufällig klemmt oder wenn es leer ist und nachgefüllt werden muss, verlangsamt sich der Checkout-Prozess sofort.

Gleichzeitig haben sich die Kundengewohnheiten geändert. Viele Kunden möchten keine Papierbelege mehr aufbewahren, insbesondere Touristen und „Digital-First“-Konsumenten, die es bevorzugen, diese in einem digitalen Format zu erhalten.

Die Frage ist heute nicht, ob Papierbelege funktionieren, sondern ob sie für moderne Unternehmen immer noch die effizienteste Option sind. Da Zahlungen digitaler werden, überdenken mehr Händler die Rolle von Belegen.

Der Umstieg auf E-Belege geht nicht nur darum, den Papierverbrauch zu reduzieren. Es ist auch ein praktischer Weg, um Abläufe zu vereinfachen, den Checkout zu beschleunigen und sich besser an das moderne Kundenverhalten anzupassen.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Analyse der Gründe hinter der Tatsache, dass europäische Händler auf E-Belege umsteigen, dann zeigen wir, wie elektronische Belege zu einer lebenswichtigen Komponente innerhalb der Zahlungssysteme von Silkpay geworden sind, die es Händlern ermöglicht, sich besser an internationale Kunden und sich ändernde Konsumgewohnheiten anzupassen.

Warum mehr Händler auf E-Belege umsteigen

Vorteile für Händler

• Niedrigere Kosten und weniger Checkout-Unterbrechungen:

  Elektronische Belege machen gedrucktes Papier überflüssig, was Händlern hilft, die Ausgaben für Thermopapier, Druckerverbrauchsmaterialien und Gerätewartung zu senken. Sie verhindern auch Checkout-Verzögerungen, die durch Papierstaus, leere Papierrollen oder Druckerausfälle verursacht werden. Während der Stoßzeiten können elektronische Belege den Checkout-Prozess konsistent und zuverlässig halten, die Kundenzufriedenheit erhöhen und die allgemeine betriebliche Effizienz verbessern.

• Effizienteres Finanzmanagement: Traditionelle POS-Systeme drucken normalerweise mehrere Kopien eines Belegs – eine für die Unterlagen des Händlers und eine weitere für den Kunden.

  Obwohl der beabsichtigte Verwendungszweck auf dem Beleg gekennzeichnet ist, kann das Personal in schnelllebigen Umgebungen mit hohem Aufkommen dennoch Kopien verwechseln, was zu Buchhaltungsfehlern führen kann. Elektronische Belege werden automatisch erstellt und gespeichert. Sie können an Kunden zugestellt werden, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Unterlagen des Händlers genau, vollständig und rückverfolgbar bleiben. Dieser Ansatz reduziert manuelle Fehler und unnötige Doppelarbeit erheblich.

• Keine zusätzliche Integration erforderlich:

  Elektronische Belege sind in alle von Silkpay angebotenen POS-Lösungen integriert. Unsere Händler können diese per E-Mail an Kunden senden.

• Tiefere operative und datenbasierte Einblicke:

  Jeder elektronische Beleg erstellt einen digitalen Datensatz, der im Laufe der Zeit analysiert werden kann. Händler können diese Daten nutzen, um das Kundenverhalten, Transaktionsspitzenzeiten und meistverkaufte Produkte zu verstehen.

  Diese Erkenntnisse unterstützen bessere Entscheidungen bei der Bestandsplanung, Personaleinsatzplanung und gezielten Marketinginitiativen.

Vorteile für Kunden

• Nachhaltig und einfacher zu verwalten:

  Europäische Verbraucher zeigen eine wachsende Sorge um Nachhaltigkeit und Umweltverantwortung. In Frankreich werden jedes Jahr in Geschäften, Supermärkten, Restaurants und anderen Einzelhandelsumgebungen mehr als 30 Milliarden Papierbelege gedruckt.

  Laut Untersuchungen des Umfrageinstituts OpinionWay unterstützen etwa 73 % der Verbraucher die Reduzierung der Verwendung von Papierbelegen. Elektronische Belege eliminieren den Papierverbrauch und die mit dem Thermopapierdruck verbundenen Umweltauswirkungen, während sie dennoch einen gültigen Kaufnachweis bewahren. Sie machen es auch einfacher, Aufzeichnungen zu organisieren, zu verwalten und langfristig zu speichern.

• Besser auf die Bedürfnisse internationaler Reisender abgestimmt:

  Für ausländische und internationale Reisende ist das Führen von Transaktionsaufzeichnungen eine praktische Anforderung für Erstattungs- oder Steuererstattungszwecke. Viele Länder verlangen von Kunden die Vorlage eines gültigen Kaufnachweises, wenn sie eine Steuererstattung beantragen, und E-Belege sind einfach zu speichern, abzurufen und bei Bedarf einzureichen.

  Insbesondere für asiatische Reisende bieten digitale Belege zusätzlichen Komfort, da sie direkt auf einem Mobilgerät gespeichert werden können, ohne das Risiko, Papierbelege während einer Reise zu verlieren. Dies verbessert das gesamte grenzüberschreitende Einkaufserlebnis und die Kundenzufriedenheit.

• Einfacherer After-Sales-Service und Retouren:

  Elektronische Belege können von Kunden jederzeit für Retouren oder den After-Sales-Service abgerufen werden. Unabhängig davon, ob Artikel im Geschäft zurückgegeben werden oder eine Online-Serviceanfrage eingereicht wird, können Kunden ihren digitalen Kaufnachweis direkt vorlegen.

Wie Silkpay Händlern hilft, elektronische Belege zu versenden

Silkpay POS-Systeme:

Das PAX A920 Pro Terminal von Silkpay unterstützt nicht nur E-Belege, sondern auch jede gängige globale Zahlungsmethode, einschließlich Visa, Mastercard, Google Pay, Apple Pay, Alipay+ und WeChat Pay, und ermöglicht es Händlern, sowohl lokale Kunden als auch internationale Touristen zu bedienen.

Nach Abschluss einer Transaktion können Händler wählen, einen E-Beleg per E-Mail an ihren Kunden zu senden. E-Belege werden nur gesendet, wenn Kunden aktiv ihre Kontaktinformationen angeben, was Händlern hilft, die europäischen Datenschutzbestimmungen und Anforderungen an die Kundeneinwilligung einzuhalten, wodurch Risiken im Zusammenhang mit der automatischen Erfassung personenbezogener Daten vermieden werden können.

Zudem sind E-Belege nicht obligatorisch. Bei Silkpay haben Händler die Wahl, Papier- oder digitale Belege entsprechend den Kundenwünschen anzubieten. Für Restaurants, Einzelhandelsgeschäfte und tourismusbezogene Unternehmen ermöglicht dieser optionale Ansatz eine schrittweise Integration digitaler Belege in den aktuellen Betrieb.

QR-Code-Zahlungen:

• Eine leichtgewichtige, kosteneffiziente Lösung :

  Die digitale Transformation erfordert nicht zwangsläufig Investitionen in zusätzliche Hardwareausrüstung oder erhöhte betriebliche Komplexität. Mit den QR-Code-Zahlungslösungen von Silkpay, einschließlich Alipay+, WeChat Pay und UnionPay Yunshanfu QR-Codes, können Händler Zahlungen ohne neue Zahlungsgeräte akzeptieren. Ein einzelner QR-Code kann über 2 Milliarden Nutzer erreichen und einfach an der Kasse ausgedruckt und angezeigt werden. Er erfordert keine Änderungen an bestehenden POS-Systemen.

  Diese niederschwellige Bereitstellung macht QR-Code-Zahlungen besonders geeignet für kleine Unternehmen, Händler, die eine große Basis asiatischer Kunden bedienen, oder Unternehmen, die Flexibilität benötigen, um sich an wechselnden Kundenverkehr anzupassen.

• Echtzeit-Transaktionsaufzeichnungen:

  Ein weiterer wichtiger Vorteil von QR-Code-Zahlungen liegt in der Echtzeit-Sichtbarkeit von Transaktionsdaten. Sobald eine Zahlung abgeschlossen ist, werden die Transaktionsaufzeichnungen sofort mit dem Händlersystem synchronisiert, was effiziente Abrechnungen und das tägliche Finanzmanagement ohne zusätzliche Schritte ermöglicht. Beim Checkout müssen Händler die Kunden nicht manuell nach einer E-Mail-Adresse fragen, um eine Zahlungsbestätigung zu erhalten. Dies reduziert Reibungsverluste während des Zahlungsprozesses und minimiert das Risiko von Eingabefehlern durch das Personal.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen zu E-Belegen.

Fazit

Der Wechsel von Papierbelegen zu elektronischen Belegen spiegelt eine umfassendere Transformation wider, wie Checkout definiert wird. Für europäische Händler geht es bei der Einführung elektronischer Belege weniger darum, Trends zu folgen, sondern mehr darum, sich an betriebliche Realitäten und das Kundenverhalten anzupassen. Mit dem Wachstum digitaler Touristen und ihrer wachsenden Erwartungen benötigen Händler Lösungen, die sich in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen.

Silkpay positioniert elektronische Belege als eine flexible Alternative, die eher unterstützt als eine erforderliche Änderung darstellt. Händler können digitale Belege in günstigen Momenten anbieten und behalten gleichzeitig die volle Kontrolle über die Einwilligung der Nutzer und die Checkout-Geschwindigkeit. Wenn sich kleine Ineffizienzen schnell summieren, werden modernisierte Belege zu einem praktischen Schritt hin zum Aufbau widerstandsfähigerer und zukunftssicherer Checkout-Erlebnisse.

Über den Autor: Silkpay

Silkpay mit Sitz in Paris bietet kanalübergreifende und sichere Zahlungslösungen, um Ladengeschäften und E-Commerce-Unternehmen in Europa und Amerika dabei zu helfen, mehr als 30 der weltweit beliebtesten Zahlungsmethoden zu akzeptieren: Visa, Mastercard, CB, UnionPay, Alipay+, WeChat Pay sowie die wichtigsten E-Wallets des asiatisch-pazifischen Raums.

Silkpay ist Gewinner des LVMH Innovation Award. Das Unternehmen wurde außerdem als Finalist für das „Money 20/20“ Best Startup und bei den „MPE Berlin“ Startup Awards ausgewählt. Silkpay gewann außerdem die „Best Fintech“-Auszeichnungen von Capgemini und BPCE.

Silkpay hilft Händlern, ihren Kunden das reibungsloseste Zahlungserlebnis zu bieten. Wir sind ein talentiertes und internationales Team, das von einem einzigen Ziel angetrieben wird: das Kundenerlebnis zu verbessern und Zahlungen einfach und sicher zu machen.